Conservare e riordinare bollette e pagamenti

Ogni tanto è necessario fare ordine tra bollette, fatture, ricevute e pagamenti: cosa possiamo gettare via? Dopo quanto tempo? Come conservare le ricevute?

foto di Camilo Rueda López utilizzata con licenza CC

La pila di fogli di carta è lì, tra il telefono e il modem, all’ingresso.
Fatture delle utenze pagate, ricevute del condominio, ricette mediche, qualche foglio del CAF, altri pezzi di carta di cui ormai ho perso la memoria… Ogni tanto li prendo con terrore (terrore che contengano anche qualcosa dimenticato senza aver pagato) e mi decido a ordinarli nelle apposite cartelline.
Questo lavoro di riordino, ne prevede anche un altro: lo sfoltimento delle cartelline che contengono pagamenti e ricevute, in modo che non diventino un’enciclopedia. Infatti l’unico modo di tenere in ordine è tenere solo il necessario e non il superfluo.
Ma cosa si può buttare e dopo quanto tempo?

Una regola di base vi può guidare: la prescrizione così detta ordinaria è di 10 anni, ma la maggior parte dei crediti si estinguono per “prescrizione breve” di 5 anni. Ciò significa che non può essere chiesto il pagamento di qualcosa che doveva essere pagato più di 5 anni fa e, dunque, non è necessario tenere i documenti che provino di aver effettuato il pagamento.
Se vi viene richiesto di pagare qualcosa che doveva essere pagato più di 5 anni fa, non dovete presentare la ricevuta o l’attestazione che provi di aver già pagato, potete semplicemente opporre che il credito è prescritto.
Per questo motivo è possibile liberarsi della maggior parte delle ricevute o attestazioni di pagamento dopo 5 anni.

E’ necessario conservare per 5 ANNI:

tutte le fatture di utenze e consumi, le così dette “bollette” di acqua, elettricità, gas, telefono, pay TV, servizi internet, ecc. (che sono ormai semplici fatture di società private);
spese condominiali;
ricevute di affitto (singola mensilità);
multe per circolazione stradale.

i 5 anni decorrono dalla data di scadenza entro la quale doveva essere effettuato il pagamento.

Anche le attestazioni di pagamento di imposte e tasse devono essere conservate per 5 anni, ma la decorrenza del termine è diversa. Infatti per:

Ici, Imu e Tasi;
Irpef (quindi: Unico o 730);
Tassa nettezza urbana;

i 5 anni iniziano a decorrere dall’anno successivo a quello a cui l’imposta si riferisce. Il termine vale sia per la quietanza di pagamento (F24, bollettini), che per i giustificativi di spese che avete portato in detrazione.

Attenzione, però, se avete effettuato ristrutturazioni edilizie o riqualificazione energetica, poiché la detrazioni viene rateizzata in 10 anni, la documentazione sulla base della quale avete richiesto le detrazioni dovrà essere conservata per 10 anni + 5 (della prescrizione), quindi 15 anni.

E’ necessario conservare per 10 ANNI:

il canone RAI (nella sua vecchia modalità di pagamento);
estratti conto bancari
quietanza rate di mutuo (decorre per singola rata)
fatture relative a telefonia mobile

E’ necessario conservare per 3 ANNI:

cambiali
parcelle dei professionisti
bollo auto
fatture di fornitori (artigiani, imprese, ecc.)

E’ necessario conservare per periodi più brevi:

scontrini di acquisti per 2 anni (servono solo per la garanzia e quindi di più se avete estensioni di garanzia oltre quella ordinaria);
quietanze di assicurazioni (a meno che non abbiate sottoscritto un contratto nel quale è previsto che la compagnia possa richiedere il pagamento per tempi più lunghi) per 1 anno;
rette scolastiche per 1 anno;
ricevute di ristoranti, alberghi o altre strutture ricettive per 6 mesi.

E’ bene conservare per sempre:

sentenze di Tribunali (perché prenderne copia dopo anni è difficile e costoso), comprese le sentenze di separazione o divorzio;
atti pubblici di notai (come gli atti di proprietà degli immobili);

Quindi, trascorsi questi termini, potete gettare le ricevute e le quietanze che si riferiscono a pagamenti più vecchi. Consiglio di “ripulire” una volta l’anno l’archivio e buttare via tutto quello che ha superato la scadenza, per non riempirci inutilmente di carta.

Conservare i pagamenti

Una possibilità che non va trascurata è quella di archiviare tutta questa documentazione in formato elettronico.
Molti pagamenti vengono ormai effettuati online e dunque la ricevuta consiste in un file pdf rilasciato dalla nostra banca. In questo caso è sufficiente archiviare con ordine, magari in cloud, tutte le attestazioni di pagamento e stamparle solo se strettamente necessario (ad esempio per provare il pagamento se vi viene richiesto). Io di solito archivio insieme anche la corrispondente fattura, per non perdere memoria del riferimento del pagamento: basta una foto con il cellulare e poi metto nella stessa cartella del pagamento su Google Drive.
Esistono anche diverse app di archiviazione per dispositivi mobili, che hanno già le cartelle predisposte per i diversi tipi di documento da conservare. I documenti possono essere acquisiti, appunto, con foto da cellulare. Io utilizzo Lambo, soprattutto per gli scontrini della farmacia da portare in detrazione (che altrimenti si perdono facilmente).
In caso di domiciliazione delle bollette, di solito non teniamo traccia del pagamento automatico effettuato dalla banca. Va benissimo, se siamo certi che il sistema di home-banking ci consente di accedere all’attestazione di pagamento per i 5 anni precedenti, in modo che, in caso di necessità, possiamo reperirla nell’archivio online. Se così non è, se non è possibile accedere a documenti fino a 5 anni prima, meglio dedicare una mezza giornata ogni anno a scaricare le attestazioni di pagamento e archiviarle sul nostro dispositivo o in cloud.
In realtà anche i bollettini di conto corrente pagati potrebbero essere scannerizzati e conservati in formato elettronico, soprattutto considerando che spesso, in caso di richiesta di mostrarli per provare il pagamento, dobbiamo inviarli via mail (o purtroppo ancora via fax!) e non presentarli in originale.
Consiglio, invece, di conservare in originale le attestazioni di spese detratte dalla dichiarazione dei redditi e i pagamenti delle stesse dichiarazioni.

Fatto questo lavoro di riordino, possiamo buttare finalmente tutte le ricevute inutili.
Però, mi raccomando, non buttate mai le lettere d’amore e i biglietti dei concerti!
(Invece vi consiglio di sfoltire ogni tanto i disegni preziosissimi dei bimbi… ma questo fatelo di nascosto!)